Суть законопроекта заключается в следующем: информацию о приеме на работу, должности, специальности, профессии и образовании сотрудника работодатель будет вносить в специальную информационную систему Пенсионного фонда онлайн, а не вписывать в трудовую книжку, как это происходит сейчас. Старые трудовые книжки можно будет сохранить для архива.

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться со следующего года в тестовом режиме. В течение всего 2020 года можно будет подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате. Это относится и к людям, начинающим трудовую деятельность в 2021 году. Учет их трудового стажа будет фиксироваться только в электронном виде.

С 2021 года работодателю необходимо будет вносить новые данные в электронную систему ПФР на следующий день после приема или увольнения сотрудника. В 2020 году это можно будет делать еще не так оперативно, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Просмотреть сведения электронной книжки и получить выписку можно будет онлайн в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг или придя в любое отделение ПФР или МФЦ независимо от прописки или проживания.

Электронная трудовая книжка даст преимущество сотрудникам, работающим удаленно, и сократит затраты на кадровый учет.

Новая книжка не сможет потеряться, ее нельзя будет подделать, информация о стаже и должности всегда будет под рукой (в режиме онлайн), а не в отделе кадров. К примеру, летом в Иркутской области был небывалый паводок, в результате которого у многих жителей были утеряны документы, в том числе и трудовые книжки, восстановление которых превратилось в сложную и долговременную процедуру, которую можно было бы избежать при оцифрованных данных.

Если специалист работает удаленно, электронная трудовая книжка позволит избежать проблем с отметками, даже если его работодатель находится в другом городе. Трудовой договор уже сейчас может быть оформлен дистанционно и заверен электронной подписью. Это актуально, так как сегодня каждый третий россиянин работает дистанционно.

У электронных трудовых книжек были и противники. Это те, кто опасался за сохранность данных в интернет-сети и боялся, что при переносе многочисленных данных с бумажной версии на цифру могут быть допущены ошибки. Это особенно волновало Союз профсоюзов России. Они опасались, что может возникнуть ситуация, когда по злому умыслу или неаккуратности удалить у работника сведения, например, о его работе на Крайнем Севере, размер его пенсии будет уменьшен. Но вряд ли эти единичные случаи могут подорвать доверие к внедряемой системе.

Убедительней кажутся опасения других "противников".  Согласно данным Росстата, в 2018 году зарегистрировано 72,3 млн официально трудоустроенных россиян. Среднее количество записей в трудовой книжке никто не считал, но в некоторых отраслях с большой текучестью кадров у работников уже в 30 лет появляется вкладыш в трудовую книжку. Но даже если взять среднюю оптимистичную цифру в 20 записей на трудовую книжку, то суммарно по всем работникам - это уже около 1,5 млрд записей, которые нужно внести в систему ПФР, чтобы проект корректно заработал. Сколько времени на это уйдет, каких трудозатрат это потребует, в какой срок необходимо будет внести все данные, какие будут санкции для тех, кто откажется вносить информацию, - все эти вопросы пока остаются открытыми.

В актуальной редакции законопроекта об электронной трудовой книжке предусмотрено, что, если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку, он должен будет в течение 2020 года написать работодателю соответствующее заявление. В этом случае бумажная трудовая книжка будет вестись весь период работы у этого работодателя. При смене работы также необходимо будет предоставить новому работодателю заявление. За сохранность данных беспокоиться не стоит: вся информация о трудовой деятельности работника, которую работодатели будут подавать в Пенсионный фонд России, максимально защищена. База Пенсионного фонда функционирует бесперебойно уже много лет. Данные о работнике хранятся в ПФР в течение всей жизни застрахованного. При допущении ошибки, которую в цифровом виде сделать и исправить не проще, чем в бумажном, скорее всего, будет достаточно, чтобы работодатель сообщил об этом в Пенсионный фонд. Это будет несложно, так как работодатель будет обязан ежемесячно передавать в ПФР сведения о каждом работнике, а в случае приема или увольнения - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. При неисправлении ошибки в рабочем порядке возможно обращение в суд. Цифровые данные о трудовом стаже в Пенсионном фонде хранятся уже давно, надежно защищены, и это точно надежнее, чем бумажные трудовые книжки. В любом случае у сотрудников сохраняется возможность оформления данных сведений в бумажном виде в соответствии с Трудовым кодексом, и в любое время работник может получить все необходимые ему документы, заверенные работодателем.